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給与の支払者（源泉徴収義務者）においては、月々の給与に対する源泉徴収や年末調整などの事務を正確に、しかも、能率的に行うため、一人一人から申告された控除対象扶養親族などの状況や月々の給与の金額、その給与から徴収した税額等を各人ごとに記録しておく必要が有ります。